Phương án đó đang dần đạt được với "phần mềm (PM) được cung ứng dưới dạng dịch vụ" thay vì đóng gói.

Loại PM nào phù hợp với CCHC?

Ở những quốc gia có nền CNTT phát triển và truyền thống ứng dụng CNTT từ sớm thì việc lựa chọn một sản phẩm PM đóng gói (nếu có tùy chỉnh cũng rất ít) là tối ưu bởi những sản phẩm đó luôn có tinh hoa kinh nghiệm tích lũy bên trong. Thế nhưng, trong lĩnh vực hành chính, mỗi quốc gia lại có một nền hành chính riêng, một cách quản lý khác nhau nên đây là sân chơi rộng lớn cho các công ty sản xuất PM.

Tại Việt Nam, PM được sử dụng nhiều trước đây là loại "may đo". Phần lớn các địa phương khi có nhu cầu CCHC đều tìm gặp các công ty PM để đặt hàng theo đặc thù quản lý riêng của mình. Tuy nhiên, sau một thời gian, cách làm này bộc lộ điểm yếu là các địa phương phụ thuộc vào công ty sản xuất PM trong quá trình vận hành, bảo dưỡng, nâng cấp... Trong khi yêu cầu của CCHC thay đổi liên tục thì PM lại được viết ra "cứng nhắc" theo đặt hàng ban đầu. Khi muốn thay đổi, phải nhờ đến công ty PM nhưng vì nhiều lý do khác nhau, công ty này hoặc trì trệ hoặc làm khó, thậm chí một số công ty thay đổi nội dung kinh doanh, phá sản…

Trước thực trạng này, một số công ty PM đã nhanh nhạy đưa ra thị trường các PM đóng gói phục vụ nhu cầu CCHC. Tuy số doanh nghiệp loại này không nhiều, nhưng các giải pháp hiện có trên thị trường cũng tạm đủ để đáp ứng nhu cầu hiện tại. Các PM loại này phải kể đến như: PM một cửa, PM quản lý công văn, PM an ninh bảo mật… So với loại PM "may đo", các PM đóng gói khắc phục được hầu hết các nhược điểm kể trên, duy chỉ có một nhược điểm là đối với những cơ quan, đơn vị có nhu cầu sử dụng đặc biệt thì các sản phẩm đóng gói không có sẵn. Tuy nhiên, nhược điểm này không phải là trở ngại lớn vì đa số các nhà sản xuất đều cho phép khách hàng đặt hàng theo các nhu cầu riêng đó để tích hợp với ứng dụng sẵn có. 

Dù là lựa chọn tối ưu, các PM đóng gói cũng khiến nhiều địa phương không hết băn khoăn bởi nhìn chung, mặt bằng trình độ CNTT của các cán bộ công chức còn khá khiêm tốn. Thêm nữa, không phải địa phương nào cũng có đủ nguồn vốn đầu tư cho hệ thống phần cứng, đường truyền… để vận hành được hệ thống PM. Có lẽ vì lý do này mà cho đến nay, bức tranh ứng dụng CNTT trong CCHC vẫn có nhiều khoảng tối sáng. Trong khi các địa phương có tiềm lực như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Bà Rịa - Vũng Tàu… đã tiến xa thì nhiều địa phương dậm chân tại chỗ.

Lời giải cho bài toán kinh phí

Kinh phí thực sự là một bài toán đau đầu đối với các nhà quản lý bởi để tiến tới một CPĐT cần sự phát triển, ứng dụng đồng đều ở tất cả các tuyến, các địa phương. Lời giải cho bài toán này đang ló dạng khi một số PM phục vụ CCHC đang được một số công ty PM cung cấp dưới dạng dịch vụ. Nghĩa là, thay vì địa phương phải đầu tư toàn bộ từ cơ sở vật chất (phần cứng, mạng), bản quyền PM và lo quản trị, vận hành chúng thì nay, mọi chi phí này do nhà sản xuất PM tự đầu tư, địa phương chỉ phải trả phí vận hành hệ thống (được tính theo tháng hoặc năm như cước sử dụng dịch vụ viễn thông (điện thoại, Internet…).

Để phí này đủ hoàn vốn đầu tư và sinh lời, nhà sản xuất PM phải liên tục đầu tư, cải tiến để hệ thống vận hành ổn định. Đây chính là "bản cam kết" vô hình ràng buộc trách nhiệm của công ty PM đối với địa phương.

Khi PM được cung cấp dưới dạng dịch vụ (nghĩa là trả phí định kỳ hàng năm), lẽ đương nhiên địa phương có quyền lựa chọn, nếu có hiệu quả mới sử dụng tiếp, kém hiệu quả có thể bỏ mà không gây lãng phí. Chính điều này cũng tạo ra yếu tố cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, buộc họ phải luôn nâng cấp, cập nhật phiên bản mới nhất và hỗ trợ tức thì những vấn đề phát sinh.

Không những thế, sử dụng PM như là dịch vụ còn là lời giải cho thực trạng bất cập của "kinh phí ứng dụng CNTT" bấy lâu nay. Với nhiều địa phương, khi không thể tìm đâu nguồn vốn lớn đầu tư ban đầu cho CNTT thì nay họ có thể coi đó như là khoản chi phí thường xuyên hàng năm.

Theo www.pcworld.com.vn