Đối với những ai bắt đầu khởi nghiệp kinh doanh với quy mô nhỏ thì phần lớn đều muốn tiết kiệm chi phí đến mức thấp nhất có thể và có lẽ hầu hết doanh nghiệp nhỏ chỉ muốn chi thật ít vào CNTT.

Google Apps For Business

Nếu công ty của bạn dưới 50 nhân viên, Google Apps for Business (trước đây có tên gọi là Google Apps for Domains) có thể là lựa chọn. Ứng dụng này cung cấp các e-mail miễn phí dưới tên miền của công ty bạn, hay bạn có thể trả 10 USD (khoảng 194 nghìn đồng) cho Google để đăng ký tên miền nếu bạn chưa có. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập hệ thống ứng dụng văn phòng trực tuyến Google Docs cùng với Google Calendar theo ý riêng của bạn.

Hệ thống e-mail trong Google Apps for Business cũng theo kiểu của Gmail, nhưng điểm khác là lúc này các địa chỉ e-mail sử dụng tên miền của công ty bạn (ví dụ lanchi@pcworld.com.vn chứ không phải là lanchi@gmail.com). Một điểm thuận lợi nữa là danh bạ địa chỉ e-mail sẽ được chia sẻ tự động giữa những người sử dụng trong nội bộ của bạn.

Do bạn sử dụng dịch vụ của Google nên không cần xây dựng mail server riêng (máy chủ dùng để nhận và gửi e-mail). Bạn cũng gần như không phải tốn tiền cho việc cấu hình và duy trì ứng dụng vì Google đã lo cho bạn rồi. Bên cạnh đó, bộ lọc thư rác (spam) tương tự như Gmail sẽ thông báo cho bạn biết những nội dung không đáng tin cậy.

Tuy nhiên phiên bản miễn phí Google Apps for Business cũng có một số hạn chế, đó là ứng dụng sẽ giới hạn khoảng 50 người dùng. Mỗi tài khoản của người dùng chỉ được phép gửi đến 500 người nhận trong một ngày. Giới hạn này có thể không quá quan trọng với người dùng đầu cuối, nhưng xét đến khía cạnh đạt chi tiêu doanh số của nhân viên bán hàng thì có thể là giới hạn. Ngoài ra, bạn không thể gửi tập tin đính kèm có dung lượng lớn hơn 25MB. Nếu bạn nâng cấp sang phiên bản Premier Edition sẽ có nhiều “ưu đãi” nhiều hơn về dịch vụ với mức phí 50 USD/năm (khoảng 972 nghìn đồng/năm).

Dropbox

Dropbox là công cụ đồng bộ và sao lưu dữ liệu từ dịch vụ đám mây giúp lưu trữ các tập tin từ xa. Khi cài đặt xong phần mềm Dropbox vào máy tính, bạn sẽ thấy xuất hiện thư mục Dropbox trong ổ cứng. Bất cứ nội dung nào có trong thư mục này sẽ được chuyển ngay đến hệ thống lưu trữ đám mây của Dropbox.

Lợi ích của Dropbox là bạn có thể cài ứng dụng này trên máy tính khác. Nội dung nào lưu ở thư mục Dropbox của máy tính này sẽ tự động hiển thị trong thư mục Dropbox của máy tính kia và ngược lại. Nếu thấy cần thiết bạn có thể cài đặt Dropbox trên nhiều máy tính nữa và có thể cài nó trên các thiết bị di động miễn là có giao diện web để bạn có thể truy cập vào các tập tin. Nếu chẳng may bạn làm mất hay bị đánh cắp MTXT, bạn cũng có thể khôi phục lại các tập tin bằng cách cài đặt Dropbox vào một máy tính mới, sau đó đăng nhập tên và đồng bộ nội dung (bạn cũng nên hướng dẫn cho nhân viên biết cách sao lưu tập tin của họ).

Dropbox cung cấp dung lượng 2GB lưu trữ miễn phí cho một người dùng. Về bảo mật, Dropbox dùng kết nối chuẩn hóa SSL cho phép chuyển dữ liệu đến đám mây hay chuyển dữ liệu từ đám mây đến máy tính cụ thể và tất cả dữ liệu sẽ được lưu dưới dạng mã hóa AES-256. Do đó, những người “lạ” muốn lấy dữ liệu ra khỏi đám mây là không đơn giản.

Người sử dụng phải trả phí nếu như muốn lưu trữ dung lượng lớn hơn mức quy định, cụ thể mỗi người dùng có thể lưu trữ đến 50GB với 10 USD/tháng (khoảng 194 nghìn đồng/tháng) hay 100GB với 20 USD/tháng (khoảng 388 nghìn đồng). Một dịch vụ khác là SugarSync sẽ cung cấp 5GB lưu trữ miễn phí.

Microsoft Security Essentials

Người dùng thích xài phần mềm chống virus miễn phí hơn là phải mua bản quyền. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm chống virus như AVG chỉ miễn phí cho người dùng gia đình.

Gần đây, Microsoft đã ra mắt phần mềm bảo mật miễn phí Security Essentials cho doanh nghiệp nhỏ (trước đây phiên bản này chỉ miễn phí cho người dùng gia đình). Đây là phần mềm nhận diện virus tương đối tốt mặc dù nó có thể quét chương trình khá chậm nếu so với các phần mềm chống virus của các đối thủ khác.

Security Essentials có sẵn tất cả các phiên bản gần đây cho Windows từ hệ điều hành XP trở lên.

Ubuntu

Nếu mua một máy tính mới, người dùng thường phải trả phí bản quyền Windows mà không có sự lựa chọn nào khác. Thay vì như thế, bạn có thể dùng hệ điều hành Ubuntu – một bản phân phối Linux đang thông dụng nhất. Bạn có thể cài đặt Ubuntu mà không bị giới hạn số lượng máy tính.

Về mặt kỹ thuật, khi cài trình Samba trên Ubuntu cho phép bạn truy cập các máy tính khác và chia sẻ tập tin, máy in qua mạng. Bạn cũng có thể cài thử Ubuntu Server, nhưng trước khi tiến hành cài hãy nên đọc tài liệu hướng dẫn. Nếu như gặp phải trục trặc trong quá trình sử dụng, bạn có thể tìm thông tin trên cộng đồng Ubuntu hay http://forum.ubuntu-vn.org/ để yêu cầu giúp đỡ.

Bộ ứng dụng văn phòng Go-OO

Trong số chúng ta đã nghe nhắc đến nhiều về bộ ứng dụng văn phòng nguồn mở miễn phí OpenOffice và cũng không ít người dùng từng thử chạy ứng dụng này. Mặc dù Oracle đã tiếp quản OpenOffice, nhưng dường như hoạt động của OpenOffice vẫn chưa có gì khởi sắc.

Gần đây mới nổi lên bộ ứng dụng văn phòng LibreOffice dưới sự giám sát của tổ chức độc lập The Document Foundation, nhưng Libre Office vẫn còn trong giai đoạn thử nghiệm với phiên bản beta. Theo các chuyên gia của PC World Mỹ, bạn có thể dùng bộ ứng dụng văn phòng miễn phí Go-OO.

Bộ Go-OO cũng dựa trên OpenOffice nhưng có tinh chỉnh thêm một số tính năng. Một điểm mới của Go-OO là có hỗ trợ định dạng tập tin mới dựa trên XML của Microsoft (như DOCX, XLSX và tập tin mở rộng PPTX), đã trở thành tập tin mặc định ở tất cả các phiên bản mới đây của Microsoft Office.

Theo www.pcworld.com.vn