Đó là quy định nêu trong Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn được UBND tỉnh Bình Dương ban hành vào ngày 18/12/2009.

Ông Lai Xuân Thành, Phó giám đốc Sở TT&TT tỉnh Bình Dương cho biết mục tiêu của quy chế này là nhằm thúc đẩy việc trao đổi qua thư điện tử giữa các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh, tiến tới chuyển lên môi trường điện tử.

Theo quy chế này, kể từ ngày 1/1/2010, các cán bộ công chức trên địa bàn tỉnh Bình Dương đều được cấp một địa chỉ email để gửi nhận thông tin phục vụ công việc. Các cơ quan và cán bộ công chức phải kiểm tra hộp thư điện tử tối thiểu hai lần trong ngày làm việc: buổi sáng từ 8 giờ đến 9 giờ, buổi chiều từ 14 giờ đến 15 giờ. Khi nhận được thư điện tử, người nhận phải gửi email phản hồi ngay cho người gửi. N ếu để xảy ra tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng thư điện tử, thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm. 

Quy chế cũng đưa ra quy định các loại văn bản bắt buộc và khuyến khích trao đổi điện tử. Các văn bản thuộc diện bắt buộc phải trao đổi qua thư điện tử gồm lịch làm việc, tài liệu phục vụ họp, tài liệu trao đổi phục vụ công việc và văn bản báo cáo. Các loại văn bản như thư mời, công văn và thông tin chỉ đạo điều hành được khuyến khích trao đổi qua thư điện tử.

Các thông báo, giấy mời qua hộp thư điện tử của cơ quan có hiệu lực như văn bản giấy. Các văn bản chuyển qua thư điện tử nếu có chữ số của người gửi có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy.

Các cơ quan và cá nhân không thực hiện các quy định nêu trong quy chế sẽ bị cắt thi đua, ông Thành cho biết.

Theo Ictnews