Ông Hà Đình Lập, Giám đốc Sở TT&TT tỉnh Yên Bái cho biết cơ quan này bắt đầu triển khai giải pháp văn phòng điện tử V-Office của công ty phần mềm Vietsoftware từ năm 2008. Sau hơn một năm triển khai, ông cho hay “hoạt động quản lý điều hành của Sở trở nên hiệu quả hơn hẳn, chi phí in ấn và đi lại giảm trong khi đó tính tự giác với công việc của cán bộ cải thiện rõ rệt”.

Phần mềm V-Office là hệ thống chương trình gồm các phân hệ có thể hỗ trợ người dùng trong cơ quan trao đổi với nhau trong công việc. Cụ thể, phần mềm có chức năng quản lý công văn, điều hành (giao việc, nhắc việc, uỷ quyền), nhắn tin nội bộ, lịch công việc, danh bạ, các mẫu biểu, báo cáo, quản lý nhân sự, tiền lương…

Vừa tiết kiệm, vừa tăng hiệu quả

Theo ông Lập, việc triển khai phần mềm V-Office khá đơn giản. Ngoài máy tính đã có sẵn, Sở TT&TT Yên Bái chỉ phải đầu tư thêm một máy quét và một máy chủ dùng chung cho cả cơ quan. Sau khi cài đặt phần mềm, tất cả cán bộ trong Sở có thể làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối Internet vì mọi thông tin được lưu và xử lý thông qua máy chủ. Với những cơ quan đòi hỏi tính bảo mật cao không muốn dùng đường truyền Internet, có thể dùng máy chủ kết nối mạng LAN để dùng trong nội bộ. Tuy nhiên nếu vậy nhân viên và lãnh đạo sẽ không sử dụng qua mạng Internet.

Giao diện và từ ngữ của phần mềm rất gần gũi với công việc của người quản lý như công văn đi, đến, lịch làm việc, gửi tin, nhắn tin nên chỉ biết chút ít máy tính là có thể sử dụng. Các nhân viên không thạo kỹ thuật như phòng kế hoạch, văn thư, báo chí và xuất bản chỉ mất vài ngày có thể sử dụng được phần mềm khá thành thạo.

Ông Hà Đình Lập cho biết từ khi đưa phần mềm này vào hoạt động, quản lý của Sở tốt hơn. Mọi công việc từ thông báo, lịch công tác đến mời họp đều được thực hiện trên mạng. Điều đó đã tạo thói quen cho nhân viên xử lý mọi việc qua mạng. “Mọi công việc như lịch họp đều được đưa lên mạng, nếu nhân viên không mở máy tính sẽ lỡ việc”, ông Lập cho hay.

Bên cạnh đó, phần mềm hiển thị rất rõ ngày giờ các nhân viên phải hoàn thành công việc được lãnh đạo giao. Nếu nhân viên không làm, những việc đang chờ xử lý sẽ hiện lên trên màn hình. “Trước đây, dù có 10 việc chưa làm nhưng không có ai nhắc nhở nên có thể họ quên. Nhưng khi ứng dụng phần mềm, cứ mở máy là văn bản chờ xử lý hoặc tin nhắn giao việc của cấp trên hiện lên, vì vậy nhân viên làm việc tự giác và quy củ hơn”, ông Lập nói.

Việc quản lý văn bản cũng hiệu quả và bớt tốn kém hơn sau khi có phần mềm. Khi chưa có phần mềm, nhân viên phải photo mỗi văn bản thành 5-6 bản bản để gửi tới những bộ chức năng. Nhưng hiện nay, chỉ cần quét văn bản đó vào máy tính và gửi đi là xong. Do đó chi phí giấy tờ và mực in giảm đi đáng kể.

Với cá nhân, ông Lập cho biết từ khi có phần mềm, ông có thể nắm được toàn bộ hoạt động của cơ quan, có thể đánh giá được năng lực của từng nhân viên chính xác bởi những gì nhân viên làm được đều hiển thị trong phần mềm. Thậm chí cả việc nhân viên soạn thảo văn bản phải chỉnh sửa bao nhiêu lần, mức độ chỉnh sửa như thế nào đều lưu trên phần mềm. Hơn nữa, do mọi thao tác xử lý được đặt trên máy chủ, nên cả khi đi công tác ông vẫn có thể xử lý được công việc qua máy tính kết nối mạng.

Việc triển khai phần mềm V-Office ở Sở TT&TT được hội đồng khoa học tỉnh Yên Bái đánh giá là đề tài khoa học xuất sắc nhất của tỉnh trong năm 2009 và được đánh giá cần phải đưa vào ứng dụng ngay. UBND tỉnh Yên Bái đã cho phép Sở TT&TT triển khai phần mềm này cho các cơ quan quản lý của tỉnh.

Ông Lập cho biết Sở TT&TT đã cài đặt phần mềm này cho Sở và một số quận huyện. Trong thời gian tới, Yên Bái sẽ tiến hành đánh giá hiệu quả để mở rộng triển khai V-Office ra tất cả 30 sở, ban ngành và các quận/huyện trên địa bàn tỉnh.

Theo Ictnews