Tiết kiệm 70% giấy photo

Ông Nguyễn Hữu Chiến, Phó Chánh văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn cho biết, Văn phòng bắt đầu thí điểm triển khai giải pháp eOffice của Trung tâm An ninh mạng Bách Khoa (Bkis) từ tháng 4/2008. Sau 2 tháng thử nghiệm, Văn phòng quyết định triển khai chính thức giải pháp này trong hoạt động quản lý điều hành.

Theo ông Chiến, từ khi áp dụng eOffice, số lượng giấy photo giảm được khoảng 70%. Trung bình, mỗi ngày Văn phòng xử lý 60 văn bản đi, 60-100 văn bản đến, tức khoảng 7.000 văn bản đi và 19.000 văn bản đến trong cả năm. Khi chưa áp dụng eOffice, phải photo mỗi văn bản cho khoảng 40 người, giờ chỉ cần photo chưa đến 10 bản.

Không chỉ có vậy, việc ứng dụng phần mềm còn giảm được tài liệu in trong quá trình chỉnh sửa, thường mỗi văn bản của Văn phòng đến khi hoàn thiện để gửi đi phải qua vài lần chỉnh sửa. Ngoài việc tiết kiệm giấy photo, sử dụng phần mềm vào quản lý còn giúp truy tìm văn bản dễ dàng hơn, chỉ cần nhập số văn bản là có thể tìm được ngay trên máy tính.

Chị Đoàn Thị Miên, nhân viên văn thư của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn cho hay, khi chưa ứng dụng eOffice, nhân viên văn thư phải photo văn bản, sau đó sáng hôm sau mới chuyển đến lãnh đạo và các bộ phận. Hiện nay, mỗi văn bản chỉ mất vài giây để điện tử hóa, sau đó vài phút có thể chuyển đến cho lãnh đạo và bộ phận liên quan.

Thay đổi cách làm việc

Ngoài tiết kiệm, lợi ích lớn hơn của việc sử dụng phần mềm vào quản lý điều hành là tác phong và thời gian xử lý công việc nhanh hơn. “Từ ngày ứng dụng phần mềm, chuyên viên và lãnh đạo chả cần gặp nhau mà văn bản cứ ra ầm ầm”, ông Chiến nói. “Ngay cả khi các lãnh đạo và chuyên viên đi công tác xa vẫn kết nối được vào hệ thống để xử lý văn bản bình thường”.

Không chỉ có được thành công ở Văn phòng UBND tỉnh, giải pháp eOffice của Bkis đang làm thay đổi cách làm việc ở hơn 10 cơ quan trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn. Theo ông Hứa Anh Tuấn, Chánh văn Phòng Hội đồng nhân dân, UBND huyện Cao Lộc, khi chưa có eOffice các cán bộ nhân viên làm hoàn toàn trên văn bản giấy. Khi có văn bản đến, nhân viên văn thư phải đánh máy lại để photocopy gửi đến các đơn vị, vì vậy có văn bản mất 2-3 ngày mới đến được người triển khai. Sau khi áp dụng phần mềm văn phòng điện tử, văn thư chỉ cần quét văn bản đó sau đó chuyển qua đường điện tử hoặc photo gửi đến những người liên quan. Mỗi văn bản mất vài phút hoặc chậm nhất là trong ngày có thể chuyển đến người triển khai.

Việc ứng dụng eOffice, theo ông Tuấn, trong thời gian đầu gặp rất nhiều khó khăn do tâm lý ngại tiếp cận tin học của những cán bộ cao tuổi, các xã trong huyện đều ở xa, chưa có mạng… thậm chí, có lúc tưởng như không triển khai được vì có trưởng phòng chống đối bằng cách không vào mạng xử lý văn bản.

Trước tình hình đó, lãnh đạo huyện đã phải dùng biện pháp mạnh: “Trưởng phòng nào không sử dụng máy tính để xử lý công việc phải nhường vị trí cho cấp dưới thạo tin học”. Vì vậy, chỉ sau một thời gian, các cán bộ có tuổi đã có thể sử dụng máy tính để xử lý văn bản, điều hành công việc và trao đổi thông tin trên mạng.

Đặc biệt, từ khi triển khai giải pháp văn phòng điện tử, ông Tuấn cho biết: “Kỳ họp của UBND huyện cũng rút ngắn từ 2 ngày xuống còn nửa ngày. Lý do là các thành viên dự họp Ủy ban đã được nhận tài liệu gửi qua mạng đọc trước nên khi họp không cần đọc lại những tài liệu đó”.

Thủ trưởng quyết tâm và phần mềm phù hợp

Để có được thành công trong ứng dụng CNTT, ông Chiến cho rằng phải có ba yếu tố: Lãnh đạo quyết tâm và ủng hộ, cơ quan có người giỏi về quản trị mạng để hỗ trợ triển khai hoạt động ứng dụng và phải chọn phần mềm phù hợp. “Trước đây, trong giai đoạn triển khai Đề án 112, Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn đã dùng phần mềm của 112 nhưng không có phần mềm nào đáp ứng được khâu quản lý văn bản và điều hành trên mạng như eOffice”, ông Chiến nhận xét.

Ông Hứa Anh Tuấn cũng cho rằng với điều kiện kinh phí eo hẹp, trình độ cán bộ hạn chế, nếu không có sự quyết tâm chỉ đạo của lãnh đạo sẽ rất khó triển khai có kết quả. Không chỉ có quyết tâm, “lãnh đạo phải là người khởi động, truyền toàn bộ tư tưởng này cho toàn bộ hệ thống, kèm theo cả áp lực và sức ép lên đội ngũ cán bộ công chức”, ông Tuấn nói.

Chủ tịch UBND huyện Cao Lộc Lăng Văn Thạu cũng cho biết, ông đã từng nói với tất cả trưởng phòng “những ai không chấp nhận tin học hóa, xin mời nghỉ để người khác làm thay”.

Hiện tại Lạng Sơn có 14 đơn vị đã triển khai eOffice, tỉnh dự định sẽ ứng dụng eOffice tại Ban quản lý Cửa khẩu Lạng Sơn và Sở Giao thông Vận tải trong năm 2009, tiến tới triển khai mô hình văn phòng điện tử này tại 100% các cơ quan quản lý nhà nước trực thuộc UBND tỉnh.

Theo Ictnews