Việc quản lý công văn, giấy tờ, lịch công tác tuần của UBND tỉnh, huyện hay các thông báo điều hành đơn vị ở UBND huyện Sơn Hà (Quảng Ngãi) giờ đã được thay thế bằng hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp trực tuyến eOffice (văn phòng điện tử). Mọi nhân viên, cán bộ xem được ngay trên máy tính của mình, không còn cảnh gửi văn bản, thông báo bằng giấy như trước.

Sáng sớm đến cơ quan, việc đầu tiên mà Phó Chánh văn phòng UBND huyện Sơn Hà (Quảng Ngãi) Phùng Tô Long làm là bật máy tính. Sau đó là đăng nhập phần mềm Văn phòng điện tử eOffice và trong mục văn bản chưa xử lý sẽ có cả chục văn bản, e-mail chờ anh. Sớm nay, cũng không phải là một ngoại lệ, theo đường dẫn từ các thông báo được hiển thị ở góc phải màn hình, anh Long lần lượt rà soát những văn bản, e-mail, thông báo... đến trong ngày. Sau hơn một giờ đồng hồ mải miết với máy tính, một lượng kha khá công việc đã được anh giải quyết xong...

Chỉ bằng những click chuột

Nhớ lại cách đây một năm, khi chưa ứng dụng eOffice trong nghiệp vụ hành chính, công tác quản lý công văn, giấy tờ ở đây vẫn thực hiện theo cách thủ công. Nhân viên văn thư trực tiếp cầm văn bản giấy mang đến lãnh đạo duyệt rồi chuyển cho người có trách nhiệm xử lý. Việc bị thất lạc tài liệu, giấy tờ hay không thể kiểm tra quy trình xử lý văn bản cũng như người tiếp nhận văn bản là không thể tránh khỏi. Mất thời gian nhất là khi muốn xem lại văn bản của cơ quan nào đó từng gửi đến UBND huyện, mọi người phải xuống chỗ văn thư, mượn sổ ghi để tra và lục tìm trong rất nhiều tủ đựng tài liệu. “Bây giờ, tôi ngồi bất cứ đâu cũng có thể tìm kiếm văn bản mình cần một cách nhanh chóng. Hơn nữa, tôi còn theo dõi, thống kê được quá trình xử lý công văn thế nào bởi hệ thống eOffice đã lưu rất cụ thể. Điều tôi tâm đắc là tất cả lịch công tác tuần của UBND tỉnh, huyện hay thông báo điều hành đơn vị đều được đưa lên eOffice. Mọi nhân viên, cán bộ đều xem được ngay trên máy tính của mình, thay vì phải gửi văn bản thông báo bằng giấy như trước đây, tất cả chỉ bằng những click chuột đơn giản”, anh Long nói như khoe với chúng tôi.

Huyện tiên phong

Nói về những khó khăn của huyện, anh Long tâm sự: “Với một địa phương miền núi có 82% dân số là người dân tộc Hre, cách thành phố Quảng Ngãi gần 50 km đường đèo dốc, đời sống còn rất nhiều khó khăn thì để có được thành quả ứng dụng công nghệ như vậy hoàn toàn không đơn giản. Trước khi quyết định lựa chọn sử dụng Văn phòng điện tử, tại đây cũng từng thử nghiệm một số phần mềm khác. Tuy nhiên, cái mà ban lãnh đạo huyện mong muốn là một hệ thống ổn định, đa chức năng, có tính tùy biến cao nhưng giúp vận hành công việc hành chính một cách thuận tiện, đơn giản nhất và thân thiện với người sử dụng. Chính vì những tiêu chí này, UBND huyện Sơn Hà đã quyết tâm đầu tư kinh phí được tỉnh cấp dành cho CNTT năm 2007 để triển khai mới hệ thống eOffice. Còn trang thiết bị phần cứng, huyện cũng đảm bảo cho mỗi cán bộ công chức có một máy tính sử dụng, thiết lập được hệ thống mạng LAN và đường truyền Internet tốc độ cao ADSL, ở mỗi UBND xã cũng có 2-3 máy tính... Khó khăn lớn nhất chúng tôi phải đối mặt là rào cản về tâm lý ngại tiếp cận công nghệ và hệ thống mới của mỗi cán bộ. Nhưng ý chí con người và sự thân thiện của hệ thống phần mềm đã gỡ rối vấn đề”.

Các chuyên gia của Bkis có nhiệm vụ hỗ trợ triển khai eOffice cho Sơn Hà cũng bày tỏ sự khâm phục quyết tâm của ban lãnh đạo UBND huyện. Ông Vũ Mạnh Đảm, chuyên gia tư vấn triển khai eOffice, cho biết: “Lúc đầu khi triển khai đa số cán bộ còn e ngại nhưng với giao diện tiếng Việt trong eOffice thì chỉ sau ít giờ mày mò, mọi người đã thích thú với các tính năng nhắc việc, gửi thư điện tử, chat trao đổi thông tin nội bộ...”.

Anh Long rất tự hào khi huyện Sơn Hà là một trong những đơn vị cấp huyện đi tiên phong cả nước trong ứng dụng eOffice. “Không chỉ có Ban lãnh đạo huyện say mê với việc tin học hóa mà mỗi cán bộ, nhân viên ở đây đều không nề hà, e ngại việc tiếp xúc với công nghệ hiện đại. Buổi tập huấn sử dụng eOffice đã thu hút hơn 50 người tham dự, trong đó có cả cán bộ dưới xã. Ai cũng hỏi han, tìm hiểu và thực hành rất nhiều”.

Tuy nhiên, anh Long rất trăn trở bởi nhân lực có trình độ tin học vẫn là khó khăn lớn. Ở cấp huyện, thiếu một quản trị mạng chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn tối đa cho hệ thống. Anh lo điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của mọi người vào công nghệ thông tin, anh Long bày tỏ.

Rời huyện Sơn Hà chúng tôi ra về mang theo ước muốn của ông Phó chánh văn phòng UBND huyện Sơn Hà: “Mong muốn là địa phương mình sẽ được chọn làm điểm về ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính công, được đầu tư kinh phí và hỗ trợ kỹ thuật để mô hình này được phát triển và nhân rộng hơn nữa”.