Câu chuyện giảm họp 50% so với bình thường để tăng thời gian tiếp dân, đi thực tế, trong lúc dân tình xôn xao về tình trạng hội họp gia tăng, cán bộ quá tải; biến Gò Vấp thành quận đi đầu TP.HCM trong việc dùng công nghệ thông tin thay cho in văn bản ra giấy của ông Chủ tịch UBND quận Gò Vấp, TP.HCM, Trương Văn Non.

Dành nửa thời gian đi thực tế

Buổi sáng, khởi hành từ nhà lúc 6 giờ để tránh nạn kẹt xe kinh hoàng trên con đường Nguyễn Kiệm. 19 - 20 giờ tối mới rời trụ sở về nhà. Ăn cơm xong, lại ngồi soạn email chỉ đạo công việc hôm sau, nếu còn thời gian thì chat với mấy người dân chưa quen biết "đột nhập" yahoo messenger.

"Tôi không có sáng kiến gì đặc biệt. Điều quan trọng là tôi giữ vị trí đứng đầu bộ máy quản lý của quận thì phải gương mẫu" (Ảnh: PC)

Mỗi tuần làm việc như thế, ông Trương Văn Non dành đến một nửa thời gian xuống cơ sở để phát hiện thiếu sót, nghe phản ánh khó khăn, tiếp dân. Xuống cơ sở, ông xuất hiện bất ngờ. Có lúc phát hiện trong giờ hành chính không đủ quân số. Có lúc trong tư thế một người dân hay chuyện ông nghe dân phàn nàn phải đến trụ sở phường nhiều lần mà chưa giải quyết xong giấy tờ nhà đất. Có lúc ông phát hiện một cơ sở sản xuất không đảm bảo vệ sinh…

"Trước những khiếm khuyết, ông Non nhắc nhở: Nếu lần sau còn tái diễn sẽ kỷ luật. Tính thẳng thắn của ông khiến cấp dưới tin đó là thật" - một cán bộ phường 13, quận Gò Vấp, nhận xét.

Giảm họp một nửa

Để có thời gian đi cơ sở, Trương Văn Non đã giảm khoảng một nửa cuộc họp so với mặt bằng chung, chỉ tổ chức và tham gia các cuộc họp buộc phải có theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân, UBND, như họp với Đảng uỷ quận, cấp trên.

Đợt giám sát cải cách hành chính tại một số Sở - ngành, quận - huyện vừa qua của Hội đồng nhân dân TP cho kết quả hội họp đang bùng phát. Một lãnh đạo phường 13, quận 8, từng tiết lộ với người viết: Một nguyên nhân dẫn đến không giảm được hội họp là lãnh đạo sợ chịu trách nhiệm ngay cả với những việc có đủ thẩm quyền tự ra quyết định, nên kéo tập thể ngồi họp để cùng quyết định.

"Nhìn vào màn hình, tôi biết ai chưa đọc email chỉ đạo". (Ảnh: PC)

Không theo thói quen đó, đối với những việc có thể tự quyết định, Trương Văn Non dứt khoát không triệu tập họp. Ông hầu như không tổ chức các cuộc họp chỉ để phân công công việc, thay vào đó là dùng email chỉ đạo. Quy chế mạng thông tin của quận quy định văn bản gửi qua email có giá trị như bản chính… “Cứ nói trong cải cách hành chính con người là chủ thể, phương tiện kỹ thuật chỉ mang tính hỗ trợ. Nhưng đừng vì câu nói đó mà coi nhẹ phương tiện kỹ thuật”.

Nhìn màn hình máy tính, ông có thể biết người nhận email đã đọc chưa. Nếu gửi mấy tiếng mà chưa thấy đọc, ông lập tức gọi điện nhắc nhở. Cán bộ từ cấp chánh văn phòng UBND quận được cấp máy vi tính xách tay. Nếu phát hiện máy nào không được sử dụng thì sẽ thu hồi.

Qua thời gian đầu phải nhắc nhở, khoảng một năm nay, cán bộ chủ chốt quận, phường của Gò Vấp giữ thói quen check mail mỗi sáng, mỗi chiều. Việc nào cần thông tin nhanh cho người dân thì lập tức đưa lên trang web. Các phường, khu phố, tổ dân phố từ đó tìm cách phổ biến cho người dân.

Năm 2006, Gò Vấp trở thành quận đầu tiên thành công kết nối liên thông giữa quận với các phường bằng hệ thống mạng internet. Chị Nguyễn Thị Mai Thương, thư ký của ông Non, tiết lộ: Trước thông tin này, ông Nguyễn Thiện Nhân, Phó Chủ tịch thường trực UBND TP.HCM (khi đó), xuống kiểm tra không báo trước. Phải đến khi xuống trụ sở một phường, gửi email lên quận, nhận được trả lời, có thể chat gắn webcam với ông Non, ông mới tin một quận ven có 17 phường đông dân, thiếu máy tính, mạng làm được điều này.

Để giảm họp tối đa, theo ‎ý ông Non, những vấn đề cần quyết định tập thể sẽ được gói gọn trong cuộc họp UBND quận mỗi tháng một lần.

Đối với những nội dung cần xin ‎ý kiến trong cuộc họp, như báo cáo kinh tế - xã hội 6 tháng, cơ quan soạn thảo phải chuẩn bị thật kỹ, gửi tài liệu trước cho các đại biểu, rồi mời ngồi chung lại để đóng góp chỉ trong một cuộc họp. Trong khi đó, nếu lấy ý kiến lần lượt theo đúng trình tự: UBND – Thường trực quận uỷ - Thường vụ quận uỷ - Ban chấp hành hoặc Hội đồng nhân dân thì phải mất… cả tháng trời(!).

Nếu không chuẩn bị kỹ tài liệu thì có thể phải tổ chức họp với nội dung vẻn vẹn như trên đến 3 – 4 lần. Nhân viên văn phòng sẽ phải sửa đi, sửa lại một báo cáo trùng lặp các ý kiến đóng góp do ông sau không nghe ông trước.

6 tháng tiết kiệm 300 triệu nhờ dùng mạng

Khi báo chí loan tin đề án 112 thất bại, Trương Văn Non thầm nghĩ: "Cứ nói đề án 112 lãng phí, nhưng ngồi hoài đâu có hết lãng phí. Bây giờ quan trọng là tìm cách tận dụng, phát huy nó".

Tổ chức lớp học phổ biến cách sử dụng email khi còn là Phó Giám đốc Sở Tài chính. Khi trở thành Chủ tịch UBND quận Gò Vấp, ông Non cũng thường dùng cách tổ chức lớp học để tạo quyết tâm từ trên xuống dưới. (Ảnh tư liệu)

Trong các phần mềm được chuyển xuống cơ sở, ông thấy phần mềm văn thư có thể tận dụng. Ông thuyết phục mọi người nếu muốn không lãng phí hàng tỉ đồng đã bỏ ra cần chi thêm một chút để thuê đường truyền, huấn luyện công chức sử dụng.

Năm 2005, ông đứng trước sự cân nhắc: Làm đường truyền internet từ quận xuống phường phải mất 300 triệu, nhưng nếu một thời gian sau cấp trên quyết định thay thế bằng đường cáp quang thì rất lãng phí.

Sau, ông quyết tâm đầu tư vào đường truyền internet vì tin rằng với việc dùng công nghệ thông tin thay cho in văn bản ra giấy, không mất bưu phí vận chuyển khổng lồ, chỉ một thời gian ngắn sẽ tiết kiệm được số tiền nhiều hơn 300 triệu đồng.

Điều bất ngờ thú vị là chỉ sau 6 tháng Gò Vấp đã hoà vốn. Không chỉ tiết kiệm được chi phí, việc dùng phần mềm, mạng chuyển tải văn bản khiến thông tin được chuyển đi kịp thời, giảm được số công chức văn thư, không tốn diện tích và kệ lưu trữ, có thể tìm kiếm nhanh chóng thay vì phải bới lục đống giấy tờ.

Trong 9 tháng đầu năm 2007, Gò Vấp có gần 21.000 văn bản chạy trên mạng. Không thể tưởng tượng số văn bản này được in ra giấy để chuyển đển nhiều địa chỉ sẽ ra sao.

Làm gương

Tổ chức lớp học phổ biến cách sử dụng email khi còn là Phó Giám đốc Sở Tài chính. Khi trở thành Chủ tịch UBND quận Gò Vấp, ông Non cũng thường dùng cách tổ chức lớp học để tạo quyết tâm từ trên xuống dưới. (ảnh tư liệu)

Trương Văn Non phải thay đổi cả bộ máy quản lý‎ vẫn hoạt động theo thói quen từ nhiều năm.

Ban đầu, một số Chủ tịch phường không quen sử dụng công nghệ thông tin, ông xuống tận nơi chỉ dẫn. Có người từ chỗ không biết gõ bàn phím, đến nay đã có thể gõ không dấu. Ông một mực gửi và chỉ nhận văn bản bằng email.

Theo anh Lê Hồng Sinh, Chủ tịch UBND phường 8, Gò Vấp, một cán bộ cấp dưới có thể chỉ dẫn sử dụng công nghệ thông tin thay cho ông Non, nhưng việc người đứng đầu bộ máy quản lý của quận trực tiếp đứng lớp giống như một biểu tượng nhỏ khiến các cán bộ khác quyết tâm thực hiện.

Có lần ông góp ý với một lãnh đạo TP: "TP đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, nếu đồng chí thay vì phát thư mời họp, gửi công văn in trên giấy bằng việc gửi email, thậm chí do chính tay đồng chí gõ, thì cấp quận - huyện, phường - xã sẽ theo gương đồng chí". Vị lãnh đạo này bèn tiếp thu ý kiến.

Theo Vietnamnet