Theo chuyên gia tư vấn, cán bộ trẻ mới vào nghề thường mắc sai lầm là cung cấp quá nhiều thông tin cho khách hàng. Nắm được điều này, kẻ xấu thường sử dụng phương thức gây dựng lòng tin để moi móc thông tin. Để tránh xảy ra tình huống bị chiếm đoạt mật mã truy cập vào cơ sở dữ liệu, doanh nghiệp nên có bản nội qui phân loại những thông tin không được phép cung cấp ra ngoài. Mọi người cũng cần hạn chế tối đa việc tra cứu cơ sở dữ liệu mang tính nhạy cảm như hồ sơ về khách hàng, nhân sự và tài chính. Nhân viên lễ tân cần tập luyện, bằng những tình huống giao tiếp giả định để nhận biết các mối nguy tiềm ẩn khi đáp ứng nhu cầu thông tin của khách.

Khi rảnh rỗi, nhân viên thường ngồi hàng giờ để lướt qua mạng xã hội, xem video hay tải nhạc. Tuy nhiên, những virus nguy hiểm hiện nay thường ẩn trong nguồn phim video hoặc bài hát trong kho nhạc online. Các chuyên gia khuyến cáo: phòng phụ trách công nghệ thông tin (CNTT) nên cài đặt chương trình firewall để hạn chế dùng máy tính cơ quan truy cập mạng xã hội, đồng thời sử dụng cả tiện ích lọc email để gạn lọc các mã độc, giữ cho hệ thống được an toàn, giúp tăng tính bảo mật và tránh rò rỉ thông tin.

Với nhiều nhân viên công sở thì những chiếc PC tại cơ quan thường mạnh hơn máy tính của họ ở nhà. Họ có thể tận dụng phần băng thông dư thừa để tải về hay gửi đi những file dung lượng lớn nhờ các ứng dụng chia sẻ ngang hàng như eMule, Kazaa và Bit Tornado... Tuy nhiên, phần mềm này lại tạo ra những lỗ hổng tiềm ẩn nên dễ bị hacker tấn công bằng những file nhiễm virus. Nếu sơ ý tải những file này về, những mã độc thừa cơ tràn vào mạng nội bộ doanh nghiệp, chiếm dụng tài nguyên, thoải mái khai thác dữ liệu qua phương thức tấn công từ xa. Do vậy, nhân viên văn phòng cần tránh xem hay tải về những file thiếu minh bạch, mang nguồn gốc bất hợp pháp. Phòng CNTT cũng nên hướng dẫn các phòng ban trong công ty không tự ý sử dụng dịch vụ chia sẻ này.

Dịch vụ thư điện tử miễn phí là một tiện ích rõ ràng, nó cho phép thực hiện liên lạc ở bất cứ nơi đâu có mạng máy tính. Tuy nhiên, việc đăng nhập hòm thư tại cơ quan cũng có thể gián tiếp thiết lập cơ chế cho những gì không có lợi đột nhập mạng nội bộ. Ngoài ra, dùng webmail cũng có thể là hành vi trái với điều lệ công ty. Thông tin có thể bị lộ trên đường truyền khi người ta sử dụng tài khoản thư miễn phí để gửi tài liệu. Cho nên, các nhân viên cần đề cao cảnh giác khi sử dụng thư điện tử miễn phí và nhân viên CNTT nên khóa những địa chỉ cung cấp dịch vụ email thiếu tin cậy.

Hàng ngày, trên bàn giấy của phòng lễ tân luôn tràn ngập thư từ, tất cả đều chất chứa thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Chính sách “bàn sạch” thường ít được coi trọng và kẻ xấu có thể lợi dụng điều đó để đọc trộm tài liệu. Bên cạnh đó, cần khắc phục những thói quen dẫn đến để lộ mật khẩu, như viết trên giấy rồi đặt ngay phía dưới bàn phím hoặc đính lên màn hình vi tính cho tiện đọc. Các chuyên gia khuyến cáo doanh nghiệp nên thắt chặt chính sách bảo mật giấy tờ, không nên bày các loại thư từ, tài liệu trên bàn lễ tân và nên tiêu hủy giấy tờ không cần thiết.

Tuân thủ các nguyên tắc đơn giản, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí và công sức của nhân viên, tạo được môi trường làm việc an toàn, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.