Tôi còn mơ màng trên bờ mé… giữa cái đúng lý thuyết và cái thực tế luôn thay đổi, thì bị rớt cái bụp về thực tại. “Phòng kỹ thuật đề xuất mua cái máy, anh xem!”, phó bộ phận đưa ra một phiếu yêu cầu trang bị đã được các cấp phê duyệt cho tôi.

Tôi lặng im nhìn cái phiếu trước mặt. “Ở đây từ hồi nào vẫn vậy anh ạ!”. Câu trả lời tiếp cho cái im lặng của tôi.

“Chính vì từ hồi nào vẫn vậy nên mình mới ngồi đây bây giờ”, tôi nghĩ thầm, cái lệ lâu năm khó bỏ. Trang bị máy tính cho nhân viên là việc thường xuyên phải làm, nhân viên mới đến, nhân viên cũ đi, máy cũ thanh lý, nhu cầu thay đổi cần máy mạnh hơn. Tôi kiểm tra lại hồ sơ các lần mua máy trước và nhanh chóng nhận thấy không có hệ thống. Cấu hình cũng tùy, giá thay đổi từ bốn trăm tới sáu bảy trăm USD. Làm thế này có mấy cái dở: thứ nhất là không đồng bộ, mỗi lần mua một hãng, đa phần là máy tính tự lắp ráp. Thứ nhì là mất thời gian lựa chọn, phê duyệt mỗi lần cần trang bị mới. Thứ ba là do tùy tiện trong lựa chọn cấu hình, nên chi phí lại không rẻ. Việc này cần “xử” ngay. Tôi quay lên nói với phó bộ phận CNTT.

“Em gửi yêu cầu đến các nhà cung cấp máy tính có tên tuổi như HP, Acer, Lenovo và một số của Việt Nam, rồi lựa chọn trong các dòng máy của họ lấy hai cấu hình. Một cái cho người dùng văn phòng thông thường, một cái cho người dùng có yêu cầu cao hơn về đồ họa. Thời hạn bảo hành không dưới ba năm. Sau đó căn cứ vào chiến lược ứng dụng CNTT, soạn ra những quy định về trang bị máy tính văn phòng để tổng giám đốc phê duyệt và ban hành. Trong vòng một năm, nếu cần trang bị mới, cứ lựa một trong hai cấu hình đó mà mua, khỏi phải hỏi lại anh”.

Máy tính mua lặt vặt rất hay hỏng, bạn có thể nói: hỏng thì sửa! Nhưng mất thời gian, ảnh hưởng tới công việc của mọi người. Tôi sẵn sàng trả thêm mười, mười lăm phần trăm để có một bộ máy với chất lượng cao hơn, đặc biệt là bộ nguồn và vỏ tốt. Bù lại, do tôi lựa chọn cấu hình tối ưu ngay từ đầu, cái gì không cần thì không mua, nên chi phí cho một bộ máy thực ra lại không cao hơn. Thêm nữa, hệ thống máy của công ty tôi sẽ dần dần được đổi sang toàn bộ máy tính có thương hiệu, cũng góp phần thay đổi bộ mặt của văn phòng công ty. Cái đó cũng có giá trị vô hình của nó. Ngoài ra, tôi cũng không rảnh để mỗi lần mua mới lại kiểm tra cái cấu hình được đề xuất là hợp lý chưa. Tiết kiệm thời gian cho chính mình cũng tốt.

Một việc nhỏ trong những công việc của CIO, nó đã được giải quyết xong như thế, giờ tôi tập trung tiếp vào việc lên kế hoạch thực hiện chiến lược ứng dụng CNTT.

Đụng vào mới thấy. Thật không dễ!

Nhớ lại lúc làm chi tiết, tôi lên kế hoạch làm việc với các trưởng bộ phận nghiệp vụ để trao đổi sâu hơn về những chức năng cần có của phần mềm. Không ai rảnh để trao đổi ngay. Tôi phải mất cả tuần để có cuộc hẹn đầu tiên, và hẹn đi hẹn lại vài lần là chuyện bình thường. Sau hai tuần không mấy kết quả, tôi đành phải nhờ tới uy lực của CEO. Cuối cùng thì người cần ứng dụng CNTT không phải là CIO, nếu tự các bộ phận không thấy đó là một nhu cầu thực sự thì tôi cũng chẳng thể ép họ dùng. Tôi cũng không rõ CEO đã làm gì, chỉ biết trong một buổi chiều, ba trưởng bộ phận gọi điện cho tôi, cùng hẹn gặp vào sáng mai. Thế giới xung quanh quả là nhiều điều kỳ lạ hơn ta tưởng.

Đọc tới đây, bạn có thể nghĩ tôi đang nói về người ứng dụng CNTT một cách không tích cực. Không, không phải vậy. Bạn thử nghĩ xem, ai cũng có những công việc hàng ngày của mình, ai cũng phải chịu trách nhiệm trước công ty về mảng công việc mà họ phụ trách. Thị trường thì càng ngày càng phức tạp, giá cả nguyên vật liệu thay đổi chóng mặt, nhân sự cũng vào ra. Thực sự, các lãnh đạo cấp trưởng phó phòng luôn luôn bận rộn. Họ như những người lái xe, việc của tôi như là người nâng cấp xe. Họ không thể dừng xe theo ý muốn của tôi được. Việc đầy ra đó. Vậy tôi phải làm sao? Đúng, tôi phải hiểu rất rõ: CIO chỉ là người phục vụ. Phải biết chờ đợi!

Trong sáng ngày hôm đó, sau khi cùng nhau thảo luận những gì mà ứng dụng phần mềm cần có, các bộ phận đều rút ra một ý chung, đó là: “Nếu triển khai ứng dụng CNTT thế này, thì công việc của phòng tôi sẽ tăng lên gấp đôi”. Tôi biết rõ, đấy chỉ là ý kiến chủ quan. Tuy không phải là tăng gấp đôi, nhưng trong thời gian đầu, công việc sẽ nhiều hơn là chắc chắn. Bạn sẽ vừa phải nhập liệu vào hệ thống mới, vừa phải ghi sổ theo hệ thống cũ để cho “chắc ăn”. Sau cái lời “ gấp đôi” đó, tôi hiểu cái ý là “đang bận thế này, sao lại thêm việc cho tôi”. Vậy là lại cùng ngồi phân tích, tách bóc công việc của từng bộ phận, để cuối cùng đi tới thống nhất: “Trong thời gian triển khai ứng dụng, công việc của bộ phận sẽ tăng thêm tối đa là 20%, sau khi hệ thống ổn định, sẽ trở về như ban đầu”.

Điều mà chúng tôi thống nhất rất quan trọng. Mọi người, kể cả CEO đều hiểu rằng để có công cụ quản lý hiệu quả hơn thì phải trả giá, không chỉ là chi phí bản quyền, chi phí triển khai, chi phí cho hệ thống máy chủ và lương cho bộ phận CNTT, mà cả cái 20% gia tăng khối lượng công việc kia, trung bình ba tháng cho mỗi bộ phận. Nếu không có biện pháp khắc phục điều này, việc triển khai ứng dụng rất khó thành công!

“Quyết tâm làm, bộ phận nào cần người thì ta tuyển thêm!”, CEO chỉ đạo bằng điện thoại cho cuộc họp.

Ách tắc được khai thông. Trở ngại tâm lý chính cho các trưởng bộ phận được gỡ bỏ. Bây giờ chúng tôi mới có thể thoải mái trao đổi thẳng vào công việc… ( còn tiếp)

Theo Pcworld