Anh N.T.V đang làm kế toán trưởng cho một công ty về xây dựng. Nghề tay trái của anh là tư vấn luật. Anh T đã sử dụng các hình thức thông tin trên Internet như blog, website, forum... để tìm kiếm khách hàng (KH). Rất nhiều KH đã tìm đến anh qua kênh này và họ chủ yếu giao dịch với nhau qua email, điện thoại. Chỉ những khi thực sự cần thiết, anh và KH mới trực tiếp gặp nhau. Dù vậy, việc gặp gỡ tại nhà riêng hay một quán café không phù hợp lắm! Ngoài ra, trong một số trường hợp, anh V không thể xuất hóa đơn cho KH. Vì vậy, anh cần một địa điểm đăng ký kinh doanh và thỉnh thoảng gặp gỡ KH. Đó là lý do anh V tìm đến DV văn phòng ảo.

Ngoài việc cho KH mượn phòng để giao dịch khi cần thiết, DV văn phòng ảo còn cung cấp các DV đi kèm như lễ tân trực điện thoại (tiếng Việt hoặc ngoại ngữ khác), tủ hồ sơ lưu trữ thư, fax, thậm chí, có thể mượn thư ký, sử dụng các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, máy photo, điện thoại cố định... Thay vì phải trang bị toàn bộ cho một văn phòng và tốn phí duy trì văn phòng hàng tháng (thuê địa điểm, trả lương nhân viên, điện, nước…) DN có thể sử dụng DV của nhà cung cấp chuyên nghiệp, tiết kiệm hơn nhiều.

Website www.vanphongtrongoi.com

“Ngày nay, sự phổ biến của CNTT-VT đã khiến tỷ lệ các cuộc gặp trực tiếp đã nhường chỗ cho giao tiếp qua điện thoại và email, vì vậy, việc đầu tư cho văn phòng vật lý là một sự lãng phí”, anh V chia sẻ.

Gọi là “văn phòng ảo” có lẽ bởi chủ DN không phải là chủ sở hữu văn phòng nhưng lại có quyền sử dụng toàn bộ văn phòng để làm việc theo thời gian thỏa thuận. Để tận dụng, chủ DV thường cho nhiều công ty cùng mượn một địa điểm, tất nhiên cần sắp xếp lịch để tránh trùng giờ, vì vậy, cũng có người gọi đây là “văn phòng chia sẻ”. Dù vậy, cụm từ “văn phòng ảo” được sử dụng phổ biến hơn.

Ở các nước châu Âu, châu Mỹ, mô hình này đã rất quen thuộc. Còn ở Việt Nam, DV này mới được nhiều DN biết đến trong vòng 1 năm trở lại đây. Mặc dù mới đưa vào cung cấp được 6 tháng, DV văn phòng ảo tại 101 Láng Hạ, Hà Nội (vanphongtrongoi.com) đã có 10 KH thường xuyên với các gói DV từ 50 – 100 USD/tháng. Hầu hết KH đều là những người trẻ, năng động. Họ làm nhiều ngành, nghề khác nhau như tư vấn luật, phân phối ô tô, lập trình phần mềm... Ngoài ra, một số công ty cũng đưa ra DV này nhưng hướng đến những đối tượng KH khác nhau. Có nơi chỉ cung cấp gói DV đơn giản với mức phí chỉ khoảng 18 USD/năm như của công ty VBBI. Trái lại, cũng có những công ty (như IncomNet) trang bị văn phòng cực kỳ hiện đại với nhiều thiết bị làm việc công nghệ cao như điện thoại qua Internet (VoIP), hội nghị truyền hình (video conference), trung tâm liên lạc hợp nhất (Unified Contact Centre) tự động chuyển bản fax thành tệp tin và chuyển vào email của KH để họ có thể đọc ở bất cứ đâu...

Theo người viết, mô hình DV này rất phù hợp với các tổ chức nước ngoài cần văn phòng đại diện tại Việt Nam; các nhóm làm việc theo dự án; các cá nhân hoặc nhóm mới khởi sự kinh doanh. Sự đa dạng về gói DV của các nhà cung cấp giúp KH có nhiều cơ hội được sử dụng các thiết bị văn phòng công nghệ cao với chi phí tiết kiệm.

Theo pcworld