Hạ tầng kỹ thuật, phần mềm (PM) ứng dụng, cơ sở dữ liệu (CSDL), quy trình và thủ tục là 4 trong 6 thành phần của hệ thống thông tin (2 thành phần còn lại là nhân sự, quy chế và tổ chức). Cả 6 thành phần này có mối quan hệ nhân quả chặt chẽ. Một thành phần không đảm bảo cũng ảnh hưởng rất lớn đến thành công của hệ thống thông tin (HTTT). Do đó khi triển khai cần lưu ý những vấn đề sau:

Đầu tư thiếu đồng bộ, chưa đến độ

Đầu tư CNTT trong các đơn vị hành chính nhà nước thường xuất phát từ 2 nguồn: thông qua các dự án (ngân sách tập trung) và từ ngân sách sự nghiệp của đơn vị. Thông thường, đầu tư theo dự án mang tính hệ thống và có quy hoạch; còn đầu tư từ ngân sách sự nghiệp thường nhỏ, mang tính giải quyết một số nhu cầu bức bách, như một vài thiết bị hoặc một vài PM.

Đầu tư HTTT cho một đơn vị hành chính thường kéo dài nhiều năm, với khối lượng công việc lớn và nguồn kinh phí rất lớn. Từ trước năm 2005, các dự án CNTT do sở KHCN là chủ quản, việc xây dựng dự án CNTT mới mẻ, chưa có các quy định cụ thể. Việc xét duyệt dự án được thực hiện thông qua hội đồng (gồm các chuyên gia CNTT, nặng về chuyên môn) giống như xét duyệt đề tài khoa học. Chính về thế cho đến trước năm 2005, rất ít dự án CNTT được triển khai; hoặc còn nhiều lúng túng khi triển khai. Các dự án thường thiên về phần cứng, chưa phân tích và tính toán đầy đủ các thành phần liên quan, vì vậy việc xác định tổng kinh phí cho HTTT thường không đủ.

Mặt khác, thiết bị thường được đầu tư qua nhiều giai đoạn, nhiều chủng loại với nhiều cấu hình khác nhau. Sự xuống cấp phần cứng thường rất nhanh nhưng các CQNN chưa có quy định cũng như kinh phí bảo trì, bảo dưỡng thiết bị. Triển khai một HTTT bài bản với các thiết bị thiếu đồng bộ làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả.

Tuy vậy, đầu tư hạ tầng kỹ thuật thường đơn giản hơn rất nhiều bởi tính hữu hình của nội dung đầu tư, sản phẩm trên thị trường rất phong phú và có mặt bằng giá cả tương đối rõ ràng. Việc phê duyệt cũng như nghiệm thu, thanh, quyết toán cũng dễ dàng. Song, xác định hiệu quả đối với đầu tư phần cứng là vấn đề cần được quan tâm, bởi hiệu quả của đầu tư phần cứng phụ thuộc vào khả năng triển khai các thành phần khác của HTTT. Nếu đầu tư phần cứng không đồng bộ với các thành phần khác sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí hoặc hiệu quả rất thấp.

Quan trọng nhất là các đơn vị cần kiểm soát tiến độ đầu tư phần cứng sao cho phù hợp với các thành phần khác. Tránh trường hợp khá phổ biến khi dự án được phê duyệt là đầu tư phần cứng ngay, trong khi PM và CSDL thường kéo dài 1-2 năm. Đến khi hệ thống bắt đầu hoạt động thì phần cứng đã trở nên lạc hậu. Chưa kể trường hợp triển khai ứng dụng hoặc CSDL thất bại thì hạ tầng kỹ thuật trở nên lãng phí.

Và rất nhiều khó khăn khác

PM và CSDL có lẽ là thành phần mang tính rủi ro nhiều nhất trong các thành phần của HTTT ở các khía cạnh:

1. Thẩm định và phê duyệt của cơ quan chức năng: Ngành CNTT chưa có quy định định mức và đơn giá, vì vậy việc phê duyệt định mức và đơn giá cho PM và dữ liệu của các dự án rất cảm tính. Có tình trạng “cào bằng” giữa PM đơn và PM mạng, giữa PM xử lý phức tạp và PM đơn giản, giữa PM nhiều người sử dụng với PM ít người sử dụng.

2. Quan niệm của người dùng: Hiện nhu cầu của người sử dụng PM trong các CQNN chỉ giới hạn ở mức hạn chế, chỉ cần in ra được các biểu mẫu. Hầu như không có khái niệm thông qua PM để tích hợp thông tin, phục vụ tra cứu, chia sẻ, kế thừa và tổng hợp phân tích.

3. Xây dựng CSDL chưa gắn với quá trình vận hành hệ thống: Phải khẳng định 90% dữ liệu sẽ được phát sinh và cập nhật trong quá trình vận hành PM. Tuy nhiên khái niệm về PM và xây dựng CSDL hầu như vẫn bị tách rời nhau không chỉ trong các đơn vị quản lý NN mà ngay cả các đơn vị chức năng về CNTT. Thực tế có đơn vị được coi là điển hình về ứng dụng CNTT nhưng xử lý nghiệp vụ hoàn toàn thủ công, sau đó trung tâm tin học nhập kết quả vào máy để hình thành dữ liệu.

4. Tin học hóa mô phỏng thủ công: Nếu triển khai PM mà mang tính cải tiến thì chắc chắn rất khó khăn hoặc thất bại. Do quan niệm, PM chỉ được nghiệm thu khi và chỉ khi các kết quả được kết xuất từ PM giống y như thủ công. Một thí dụ khá điển hình là nếu biểu mẫu được kết xuất từ PM thì thông tin sẽ không được chỉnh sửa, nhưng nhiều nơi vẫn yêu cầu xuất ra word để chuyên viên có thể sửa thông tin hoặc căn chỉnh lại cho đẹp, để lưu trữ riêng từng file văn bản mặc dù có thể dẫn đến tình trạng thông tin trong hệ thống và ngoài bảng biểu sẽ khác nhau.

5. PM “đẽo cày giữa đường”: Tình trạng xây dựng PM cho các đơn vị quản lý NN giống như “đẽo cày giữa đường” đang khá phổ biến. Nếu như thực hiện theo hình thức PM dùng chung như Đề Án 112 chắc chắn sẽ thất bại. Cùng một loại hồ sơ nhưng mỗi CQNN có nhu cầu xử lý và quản lý khác nhau đến 30%. Ngay trong một phòng, mỗi chuyên viên cũng có những yêu cầu khác nhau mà không hề có trọng tài. Muốn triển khai được PM thì PM phải dung hòa được các yêu cầu khác nhau đó (Xem bài “Để thắng sức ỳ của hệ thống” - TGVT sê-ri B tháng 1/2008, trang 38).

6. Biểu mẫu quá đa dạng, không theo chuẩn: Có thể nói 80% biểu mẫu của cùng loại hồ sơ tại các CQNN là khác nhau. Cả những biểu mẫu đã có quy định của ngành chức năng nhưng khi đến từng cơ quan thì đều được bổ sung hoặc chỉnh sửa theo ý riêng. Thậm chí, cùng một loại biểu mẫu trong cùng một cơ quan nhưng mỗi phòng lại thiết kế khác nhau. Ví dụ cùng là biên nhận hồ sơ nhưng hình thức của từng phòng lại khác nhau mặc dù đều do một bộ phận “Tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ” theo hình thức “một cửa một dấu” của cơ quan nhận.

7. Kiến thức CNTT quá sơ khai, đặc biệt là kiến thức làm việc qua mạng: Nếu nói xây dựng PM là “đẽo cày giữa đường” thì triển khai PM và hướng dẫn sử dụng là “làm dâu trăm họ”. Có lẽ 90% công chức nhà nước không có khái niệm ứng dụng PM để xử lý công việc, làm việc và chia sẻ thông tin qua mạng. Sau khi PM đã được nghiệm thu phần chỉnh sửa, đơn vị tư vấn phải hướng dẫn và kèm cặp trực tiếp trên máy, bằng hồ sơ thật cho từng chuyên viên của các phòng/ban chuyên môn. Việc hướng dẫn phải thực hiện không dưới 3 lần và không phải lúc nào cũng thực hiện được vì chuyên viên luôn bận. Nhiều trường hợp sau một thời gian xử lý hồ sơ bằng CNTT lại trở về thủ công với lý do sử dụng máy tính lâu hơn làm bằng tay! Điều đáng ngạc nhiên là lý do này lại được hết sức thông cảm vì vậy nhiều hệ thống không thể tiếp tục vận hành.

8. Quy trình, thủ tục khác nhau và chưa ổn định: Cùng một loại hồ sơ nhưng quy trình và thủ tục mỗi nơi một kiểu. Sự khác về quy trình và thủ tục không đáng ngại vì có khả năng xây dựng các PM mở, cho phép điều chỉnh quy trình. Điều đáng ngại là nhiều bộ phận không ứng dụng CNTT để đảm bảo quy trình được xuyên suốt. Phần lớn quy trình chỉ được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ, bộ phận xử lý hồ sơ. Lãnh đạo các phòng/ban, lãnh đạo cơ quan chưa tham gia vào quy trình CNTT, không sử dụng PM để kiểm tra kết quả và điều hành giám sát.

Do những khó khăn trên, CNTT có thể phải chấp nhận hạn chế các ưu thế để “thủ công hóa” nhằm làm cho người dùng “nghiện”, sau đó mới phát huy tính ưu việt và giảm “thủ công hóa CNTT”. Tuy nhiên nếu không có cơ chế ràng buộc, nếu không có sự biến chuyển nào khác thì có lẽ đến năm 2010 ứng dụng CNTT trong CQNN vẫn chỉ là khởi điểm.

Theo Pcworld