Xử lý công việc từ xa

e-PAS (electronic-Parliament Administration System) là hệ thống quản lý toàn bộ các văn bản, hồ sơ, tài liệu (văn bản, hồ sơ giấy và điện tử ) một cách an toàn, bảo mật và luân chuyển, xử lý văn bản, công việc một cách khoa học.

Ông Lê Hoàng Hải - Giám đốc Trung tin học VPQH cho biết, việc ứng dụng hệ thống e-PAS vào hoạt động của VPQH đã mang lại những kết quả rất tốt.

Trước đây khi chưa triển khai hệ thống này, gần như toàn bộ quy trình xử lý các văn bản đi đến tại VPQH là phải thực hiện thủ công trên giấy tờ, chỉ có bộ phận văn thư chung của CQ tại Vụ Hành chính là sử dụng phần mềm để quản lý danh mục các văn mục đi đến, để cấp số cũng như để làm các thống kê. Vì vậy, việc xử lý văn bản mất rất nhiều thời gian, công sức và tốn kém.

Sau khi đưa vào sử dụng hệ thống e-PAS tại VPQH, thì có thể truy cập hệ thống để xử lý công việc mọi nơi mọi lúc miễn là có máy tính kết nối Internet, có thể phân công, xử lý công việc ngay khi tiếp nhận văn bản điện tử trên hệ thống e-PAS mà không cần chờ đến khi nhận được văn bản giấy.

Ngoài ra, các văn bản được số hóa để chia sẻ, phục vụ chung trên hệ thống nên rất thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác, tìm kiếm thông tin khi mà xử lý công việc và cũng giảm đi rất nhiều chi phí in ấn, nhân bản các văn bản.

Qua hệ thống này cũng có thể nắm bắt được toàn bộ quá trình xử lý văn bản từ khi tiếp nhận cho đến khi phát hành văn bản đi, biết được thời điểm các đơn vị hay cá nhân nhận được văn bản lúc nào, có thể kiểm tra, giám sát, theo dõi được toàn bộ quá trình xử lý tại các đơn vị.

Hiện nay, hệ thống có hơn 1.000 người sử dụng. Từ đầu năm đến nay theo thống kê có khoảng gần 50.000 văn bản đến và gần 16.000 văn bản đi được xử lý trên hệ thống e-PAS, hơn 30% văn bản đã được số hóa.

Được biết, Hệ thống e-PAS được phát triển dựa trên nền tảng giải pháp hệ thống điều hành điện tử đã được VNPT xây dựng và triển khai sử dụng trong nội bộ tập đoàn từ năm 2003. Hệ thống này cũng đã và đang được triển khai theo đặt hàng tại nhiều doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước.

3 yêu cầu lớn VNPT đã thực hiện

Trong vòng 8 tháng, kể từ khi được triển khai dự án e-PAS, VNPT đã khẩn trương thực hiện và hoàn thành các hạng mục công việc chính gồm: khảo sát hiện trạng cơ sở hạ tầng của Văn phòng Quốc hội, khảo sát quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản; thiết kế phần mềm, lắp đặt trang thiết bị, đấu nối hạ tầng mạng; tổ chức triển khai sử dụng thử nghiệm, lấy ý kiến phản hồi để hoàn thiện sản phẩm và tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng e-PAS cho các cán bộ...

Ông Lê Ngọc Phúc – Vụ trưởng Vụ Hành chính VPQH - cho biết, việc áp dụng hệ thống e-PAS giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản và điều hành công việc, hiện đại hóa công sở, tạo ra cách làm việc mới khoa học, hiệu quả, tiết kiệm lớn về thời gian, công sức của cán bộ, chi phí. Hệ thống đã làm thay đổi phương thức làm việc, cũng như đánh giá được hiệu quả, phối hợp trong công việc…

VNPT đã cử 100 kỹ sư tin học phát triển phần mềm và trực tiếp hỗ trợ từng đơn vị của Quốc hội để hỗ trợ, xử lý các tình huống phát sinh và tiếp nhận ý kiến phản hồi nhằm hoàn thiện sản phẩm. Ngoài ra, VNPT cũng thiết lập tổng đài 18001268 để thường trực  hỗ trợ mọi yêu cầu, hướng dẫn sử dụng e-PAS.

Theo ông Lê Hoàng Hải - Giám đốc Trung tin học VPQH, có 3 yêu cầu lớn được đặt ra đối với dự án e-PAS mà VNPT triển khai cho VPQH.

Thứ nhất là phải tin học hóa được toàn bộ quá trình tác nghiệp. Đây là công việc rất phức tạp bởi vì mô hình tổ chức và hoạt động của các cơ quan của QH cũng như VPQH có rất nhiều đặc thù và quy trình xử lý thông tin khác nhau.

Thứ hai là hệ thống phải bảo đảm hoạt động liên tục, ổn định, an toàn và bảo mật 24/7, cho phép người sử dụng làm việc mọi nơi, mọi lúc.

Thứ ba là phải triển khai tập huấn, hướng dẫn sử dụng. Tuy nhiên, quá trình triển khai e-PAS tại VPQH cũng đã chứng tỏ Tập đoàn BCVT VN VNPT là đơn vị có năng lực và nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai các dự án CNTT.

Chính vì vậy chỉ trong một thời gian tương đối ngắn, hệ thống đã được hoàn thành và được triển khai chính thức tại VPQH và các cơ quan của QH.

Theo Laodong.com.vn