Hiện nay, việc gửi nhận văn bản giấy tờ giữa các đơn vị trong Bộ và giữa Bộ với các Sở Thông tin truyền thông tại các địa phương vẫn chủ yếu là văn bản giấy, gửi theo đường văn thư. Nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử, hướng tới thay thế dần cho văn bản giấy theo Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị số 08/CT-BTTTT ngày 8/2/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của ngành Thông tin Truyền thông, Bộ Thông tin và Truyền thông đang trong quá trình triển khai thử nghiệm liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa Bộ và các Sở Thông tin Truyền thông trên toàn quốc.

Tuy nhiên, có một khó khăn là Bộ và các Sở hiện đang dùng các hệ thống quản lý văn bản và điều hành khác nhau. Hiện chỉ có Bộ và 16 Sở đang sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành eOffice, 47 Sở còn lại sử dụng hệ thống quản lý văn bản khác và một vài Sở không sử dụng hệ thống quản lý văn bản. Để các hệ thống quản lý văn bản và điều hành khác nhau có thể “nói chuyện” với nhau, nghĩa là có thể trao đổi văn bản điện tử với nhau, cần phải xây dựng hệ thống trung gian để liên thông văn bản giữa Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ và các Sở Thông tin Truyền thông. Theo Cục Ứng dụng Công nghệ Thông tin, Cục đã triển khai xong việc thống nhất địa điểm cài đặt, cách đánh mã định danh, tên miền, địa chỉ IP cho hệ thống và cài đặt xong hệ thống trung gian thông qua tên miền www.e-doc.vn. Tài liệu hướng dẫn sử dụng kết nối với hệ thống trung gian đã soạn thảo xong. Hệ thống trung gian phục vụ liên thông đã sẵn sàng cho việc thử nghiệm.

Để quá trình thử nghiệm diễn ra suôn sẻ, theo đại diện Trung tâm thông tin Bộ Thông tin và Truyền thông, trước thực trạng các Sở sử dụng các hệ thống quản lý văn bản và điều hành khác nhau, không nên tiến hành thử nghiệm đồng loạt với tất cả các Sở, chỉ nên thử nghiệm với một vài Sở đang sử dụng eOffice, một vài Sở đang sử dụng hệ thống quản lý văn bản, điều hành khác để rút kinh nghiệm. Trong quá trình chạy thử nghiệm có thể sẽ xảy ra một số tình huống ngoài kỹ thuật.

Phát biểu chỉ đạo trong cuộc họp, Thứ trưởng Nguyễn Minh Hồng đánh giá cao nỗ lực của Cục Ứng dụng Công nghệ thông tin chuẩn bị cho triển khai thử nghiệm hệ thống liên thông văn bản. Thứ trưởng chỉ đạo cần phải ban hành ngay văn bản về việc sử dụng hệ thống trung gian để liên thông văn bản giữa Bộ và các Sở Thông tin Truyền thông. Đồng thời, Cục Ứng dụng Công nghệ thông tin phối hợp với Trung tâm Thông tin gửi văn bản hướng dẫn kết nối liên thông với hệ thống trung gian chia theo 3 nhóm: Các Sở sử dụng hệ thống quản lý văn bản eOffice, Các Sở sử dụng hệ thống khác; Các Sở không sử dụng hệ thống quản lý văn bản nào. Bước tiếp theo, Cục Ứng dụng Công nghệ thông tin cần làm việc với từng Sở và với doanh nghiệp cung cấp hệ thống quản lý văn bản cho Sở để chỉnh sửa hệ thống quản lý văn bản cho phù hợp. Ngoài ra, cần lưu ý nguyện vọng của tỉnh Lâm Đồng muốn kết nối liên thông hệ thống quản lý văn bản giữa cơ quan chính quyền và cơ quan Đảng. Thứ trưởng Nguyễn Minh Hồng nhận định việc triển khai thí điểm liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa Bộ và các Sở thành công sẽ rút ngắn thời gian gửi nhận văn bản, thông tin từ Bộ đến Sở và ngược lại, tiến tới dần dần thay thế văn bản giấy bằng văn bản điện tử.